Vinhan ystävät ry:n / Vinhan Kirjakauppa Oy:n jäsen- ja asiakasrekisteri.

Voit tästä tietosuojaselosteesta lukea mihin käytämme tietojasi, millä perusteella niitä käytämme sekä miten keräämme ja säilytämme niitä.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Vinhan ystävät ry , Vinhan Kirjakauppa Oy
osoite: Ruovedentie 15
puhelin: 050 032 9591
yhteyshenkilö: Pasi Vainio
sähköposti: vinha@vinhankirjakauppa.fi
y-tunnus: 326 35 90-8 Vinhan Kirjakauppa Oy / 328 96 73-7 Vinhan ystävät ry

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Vinhan asiakkaiden, tapahtumien kutsuvieraiden ja yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Yhdistysten oikeutettu etu ja velvoite huolehtia jäsenpalveluista, jäsenviestinnästä, jäsenmaksuperinnästä ja muusta varainhankinnasta sekä huolehtia sopimusvelvoitteista. Oikeutettu etu tarkoittaa, että tiedoista on hyötyä yhdistykseen liittyvien asioiden hoitamisessa, mutta käsittelystä Rekisteröidylle aiheutuva riski on pieni. 

Tallennamme rekisteriimme jäseniltämme, asiakkailtamme sekä yhteistyökumppaneiltamme kerättyjä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia yhdistysten lakisääteisistä velvoitteista sekä tuottaa jäsenpalveluita, jäsenviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen suostumuksella), toteuttaa jäsenmaksulaskutus ja muuta varainhankintaa.

Muiden henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on asiakassuhteen hoito ja ylläpito palveluiden tuottamiseksi sopimusvelvoitteiden mukaisesti sekä asiakkaan meille antama suostumus silloin, kun hän on luovuttanut tietojaan meille verkkokaupan tuote- tai palvelutilauksen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa asiakaspalvelua, asiakasviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen itsensä suostumuksella) sekä toteuttaa varainhankintaa.

Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön tiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen ja suoramarkkinointiin ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.

Käytämme asiakkaidemme henkilötietoja toimintamme tilastointiin. Tiedoista tuotetaan myös toiminnan seuranta-aineistoja, joista yksittäistä henkilöä koskevat tiedot eivät ole tunnistettavissa.

Verkkokaupan osalta rekisteriä ja sen sisältämiä tietoja käytetään

• rekisteröidyn henkilön tilaaman tuotteen tai palvelun toimittamiseen,
• tilauksen käsittelyyn ja arkistointiin sekä maksutapahtuman rekisteröintiin
• hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen
• toimitusten varmistamiseen ja varastokirjanpitoon
• tuotteiden menekin seurantaan asiakaspalvelun ja verkkokaupan kehittämiseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat

• perustiedot kuten nimi
• yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten yritys- ja
• yhteisötunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
• jäsenmaksutiedot
• markkinointi- ja luovutuskiellot ja/tai -suostumukset
• sähköisen viestinnän tunnistetiedot
• laite- ja paikkatiedot
• uutiskirjeiden, tiedotteiden, kutsujen ja muun tapahtumaviestinnän saajaluettelot. Luettelot sisältävät asiakkaan nimitiedon ja sähköpostiosoitteen
• verkkokaupan tilausten kautta saadut tilaus- ja tilaajatiedot eli tilaajan tunnistetiedot, yhteystiedot, maksutiedot, toimitustiedot kuten valittu toimitustapa ja toimitusosoite
• ilmoittautumistiedot  tapahtumiin ja kursseille, sisältäen nimi-, osoite- ja muut yhteystiedot, mahdollisen yhteisön nimi ja -tunnus, laskutustiedot sekä muut tapahtuman järjestämisessä tarvittavat tiedot (esim. erityisruokavalio).

Säännönmukaiset tietolähteet

Järjestelmiin tallennettavat tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai häntä edustavan ryhmän kautta suullisesti, puhelimitse, sähköpostilla, nettisivujen tai sosiaalisen median kautta, kilpailuissa ja kyselyissä käytettävien lomakkeiden kautta, joiden yhteydessä henkilö on antanut markkinointiviestintäluvan.

Kun asiakkaamme asioivat kanssamme sähköisesti, keräämme heistä automaattisesti tietoja, joita voidaan luokitella henkilötiedoiksi. Kerättäviä tietoja ovat esim. ip-osoite, käyttöpäivä ja kellonaika, käytetty laitteisto, ohjelmisto ja internet selain sekä selaimen versio. Saatamme lisäksi kerätä tietoa klikkauksista sivulla ja sivuista, joita he ovat selanneet sekä tuotteista, joita on lisätty ostoskoriin verkkokaupassa.

Käytämme nettisivuillamme evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneellesi, kun käyt sivustolla. Keräämme esimerkiksi Google Analyticsin avulla tilastoja siitä, kuinka paljon sivuillamme on kävijöitä ja mitä sivuja he katsovat eniten. Evästeen avulla selain voi esimerkiksi muistaa valitsemasi kielen. Näiden tietojen tarkoitus on auttaa meitä kehittämään toimintaamme ja helpottaa sivujen käyttöä. 

Jos jaat sivujemme sisältöä sosiaalisen median painikkeilla, asentaa somepalvelu oman evästeensä. Tällöin eväste tulee esimerkiksi Instagramilta tai Facebookilta, eikä meidän sivuiltamme. 

Evästeiden avulla emme saa sinusta tietoja, joiden avulla tunnistamme kuka olet. Eväste kirjaa muistiin mitä ja milloin selaimellasi on tehty sivustollamme. Evästeiden käyttö perustuu suostumukseen ja voit halutessasi poistaa evästeet selaimen asetuksista. 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Rekisterijärjestelmän palveluntarjoajan varmuuskopiointiaika on 6 kk.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä
• osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
  saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Pasi Vainiolle osoitteeseen pasi@vinhankirjakauppa.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Vinhan ystävät ry
Pasi Vainio
Ruovedentie 15, 34600 Ruovesi

Rekisterin pitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa tai toimintamme muuttuessa tai kehittyessä niin, että tässä selosteessa kerrotut asiat eivät enää pidä paikkaansa. 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.4.2023.